Phần 5. Quản lý - Thực hiện dự án

Như đã nêu, để một dự án được thực hiện tốt, cần có một cơ chế thực hiện rõ ràng và hiệu quả ngay từ ban đầu. Nói chung, cơ quan hoặc địa phương chủ dự án thường lập ra một ban Quản lý Dự án (BQLDA) chịu trách nhiệm quản lý điều hành dự án, bao gồm quản lý nhân lực, đảm bảo có nguồn nhân lực cũng như các vật chất, trang thiết bị cần thiết cho dự án. Những trách nhiệm của BQLDA cũng như các cán bộ dự án cần được quy định cụ thể, rõ ràng ngay từ đầu. Cơ chế quản lý chung cũng bao gồm các quy định trên các mặt sau đây:

- Quản lý điều hành chung: Đảm bảo việc cung cấp các nguồn nhân lực và vật lực cần thiết cho dự án; đảm bảo dự án được thực hiện theo tiến độ đã định;

- Nhân sự: Các cán bộ trong hệ thống điều hành dự án trực tiếp;

- Quản lý tài chính: Quản lý các nguồn tài chính của dự án, thu chi trong dự án;

- Quản lý tiến độ: Đảm bảo việc thực hiện kế hoạch hành động;

- Công tác báo cáo: Đảm bảo có cơ chế báo cáo rõ ràng (báo cáo viết và báo cáo tài chính), và thực hiện báo cáo theo quy định của dự án và quy định chung.

Dưới đây, chúng tôi xin nêu chi tiết hơn về hai vấn đề: Quản lý tài chính và công tác báo cáo.

5.2. Quản lý tài chính:

Công tác quản lý tài chính dự án bao hàm quản lý nguồn vào và quản lý nguồn ra của dự án theo phần dự toán ngân sách đã nêu. Chế độ sổ sách giấy tờ được thực hiện theo các quy định hiện hành của Nhà nước về mặt tài chính, kết hợp với yêu cầu của các tổ chức tài trợ về quản lý tài chính. Thông thường, các tổ chức tài trợ đều có những quy định riêng về vấn đề này.

Chi tiêu của dự án phải đảm bảo đúng các hạng mục đã nêu trong dự toán ngân sách và theo đúng các cam kết với các tổ chức tài trợ (kể cả vấn đề vốn đối ứng). Nhìn chung, để đảm bảo tính minh bạch và rõ ràng trong chi tiêu, mỗi dự án đều có một tài khoản riêng (không dùng chung tài khoản của cơ quan đối tác hoặc địa phương, trừ trường hợp đối với các dự án nhỏ và khi được chấp thuận của tổ chức tài trợ.

Phục vụ cho công tác tài chính của dự án bao gồm các biểu bảng: Dự toán ngân sách dự án (đã được duyệt), kế hoạch giải ngân, và báo cáo tài chính (thực thu- thực chi). Mẫu biểu bảng thường khác nhau, tuỳ theo tổ chức tài trợ, song phải đảm bảo các yếu tố: Khoản mục, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền. Tài chính của dự án có thể được quyết toán hàng tháng, hàng quý, hàng năm hoặc kết thúc mỗi giai đoạn của dự án

5.3. Công tác báo cáo

Báo cáo là công tác bắt buộc đối với mọi dự án. Nó bao gồm báo cáo thường kỳ (đã quy định từ trước trong văn bản hoặc thoả thuận dự án, theo quy định của các cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam) và báo cáo đột xuất (theo yêu cầu). Có hai loại báo cáo: Báo cáo viết và báo cáo tài chính.

-Báo cáo viết: Là phần mô tả tiến triển của dự án, nêu những kết quả và công việc đã đạt được so với kế hoạch, những khó khăn trở ngại trong quá trình thực hiện, những giải pháp đề nghị. Báo cáo cũng cần lột tả những diễn biến trong quá trình triển khai.

- Báo cáo tài chính: Là phần báo cáo số liệu liên quan tới tài chính, trong đó có thu- chi cụ thể. Thu- chi tài chính cần theo đúng các thoả thuận dự án, quy định của nhà nước và yêu cầu của tổ chức tài trợ. Dưới đây là mẫu báo cáo tài chính chung nhất và đã được đơn giản hoá.