Phần 4. Công tác kiểm tra và đánh giá dự án

4.1. Kiểm tra việc thực hiện dự án:

Như đã nêu, kiểm tra việc thực hiện dự án (còn được hiểu là giám sát việc thực hiện dự án) là công việc thường xuyên đối với những người trực tiếp tham gia quản lý thực hiện dự án (chẳng hạn như Ban Quản lý Dự án) và các cấp hoặc tổ chức có liên quan (chính quyền địa phương, các cơ quan chức năng, tổ chức tài trợ). Kiểm tra là công tác không thể thiếu để đảm bảo dự án thành công và chủ yếu diễn ra trên các mặt tiến độ, nhân lực, vật lực, tài lực. Mục đích của kiểm tra là đảm bảo các hoạt động của dự án cũng như việc cung ứng vật tư, phương tiệnnnn được thực hiện theo kế hoạch, phát hiện các vấn đề phát sinh để kịp thời ra quyết định xử lý hoặc điều chỉnh cần thiết.

Để thực hiện công tác kiểm tra (hay giám sát), cần dựa vào các nội dung của dự án, trong đó cần bám vào các chỉ số đã nêu. Bản kế hoạch thực hiện dự án, kế hoạch giải ngân có thể được sử dụng nhiều hơn. Ngoài ra, một công cụ khá tốt cho toàn bộ quá trình của một dự án (từ khảo sát, lập kế hoạch, thực hiện đến giám sát và đánh giá), đặc biệt là cho công tác kiểm tra, là Phương pháp khung logic (Logical Framework Approach). Phương pháp này là một bảng biểu (matrix), trong đó tóm tắt một cách cô đọng nhất toàn bộ các yếu tố chủ yếu của một dự án, bao gồm mục đích, mục tiêu, hoạt động, nguồn đầu tư, các chỉ số và phương tiện kiểm tra cụ thể (để đối chứng trong quá trình thực hiện, giám sát hoặc đánh giá), và những giả định quan trọng của dự án (phần này không giới thiệu chi tiết).

4.2. Đánh giá dự án:

- Đánh giá và kiểm tra: Đánh giá dự án là hoạt động kiểm định dự án một cách tổng thể, trên cơ sở so sánh những nội dung đã nêu trong dự án ban đầu với thực tế. Mục đích chung của đánh giá là tìm ra mặt mạnh, mặt yếu hay tìm ra những tồn tại, phân tích nguyên nhân để điều chỉnh dự án hoặc làm kinh nghiệm cho các giai đoạn tiếp theo hoặc dự án khác. Đánh giá dự án cũng được thực hiện nhằm trả lời câu hỏi: Các mục tiêu của dự án được thực hiện thành công đến đâu, vì sao. Có thể phân biệt giữa hai công tác kiểm tra và đánh giá như sau:

- Nội dung đánh giá: Đánh giá có thể được tiến hành trên những nội dung sau:

+ Đánh giá thành công của dự án so với kế hoạch ban đầu của dự án;

+ Đánh giá những ảnh hưởng trực tiếp của dự án tới người hưởng lợi và cùng dự án;

+ Đánh giá môi trường xung quanh dự án;

+ Đánh giá về mặt tổ chức, quản lý và điều hành dự án;

+ Đánh giá tính bền vững của dự án...

- Đánh giá cho ai: Bất cứ ai cũng có thể quan tâm tới dự án. Đánh giá dự án có thể phục vụ chính người dân hưởng lợi và chính quyền địa phương, cơ quan chủ dự án, tổ chức tài trợ, chính quyền cấp trên hoặc cơ quan có thẩm quyền. Việc đánh giá dự án có thể giúp trả lời các câu hỏi dự án được thành công đến đâu, có thể rút ra bài học gì cho các dự án khác, có thể mở rộng, tăng cường hay nhân rộng dự án, và các tài trợ cho dự án có được sử dụng đúng mục đích và mang lại hiệu quả hay không.

- Ai đánh giá: Tuỳ hình thức mà những người tham gia đánh giá có thể khác nhau. Về cơ bản, đánh giá có thể được thực hiện dưới 3 hình thức: 1/ Đánh giá đơn phương (đánh giá của một bên có liên quan nào đó, như cộng đồng, chính quyền, các cơ quan chức năng, tổ chức tài trợ... nhằm đáp ứng những quan tâm riêng; 2/ Đánh giá chung có sự tham gia (hình thức này có thể có sự tham gia của tất cả các bên liên quan, người hưởng lợi, chính quyền các cấp, các cơ quan chuyên môn, tổ chức tài trợ, chuyên gia độc lập thực hiện nhằm đánh giá các khía cạnh của dự án); 3/ Đánh giá độc lập (do các chuyên gia độc lập thực hiện nhằm đánh giá dự án một cách khách quan).

- Phương pháp đánh giá: Có nhiều phương pháp và kỹ thuật đánh giá khác nhau. Sử dụng phương pháp hay kỹ thuật nào là tuỳ vào điều kiện, hoàn cảnh cụ thể của từng dự án, địa phương, và trong đa số các trường hợp, những người đánh giá sử dụng tổng hợp nhiều phương pháp. Một số phương pháp và kỹ thuật đánh giá bao gồm:

+ Điều tra (điều tra tại chỗ, điều tra theo mẫu câu hỏi);

+ Phỏng vấn (theo cấu trúc hoặc theo bán cấu trúc);

+ Thảo luận nhóm;

+ Phân tích sổ sách, báo cáo và các tài liệu dự án khác;

+ Phân tích báo cáo tài chính;

+ Nghiên cứu điển hình, thí điểm;

+ Quan sát tại chỗ;

+ Thăm các dự án khác để đối chứng...

- Các bước trong đánh giá: Có thể chia công tác đánh giá thành những bước chủ yếu sau:

+ Bước 1. Xác định mục tiêu và nội dung đánh giá: trả lời câu hỏi đánh giá gi và để làm gì, kết quả đánh giá sẽ được sử dụng như thế nào.

+ Bước 2. Xác định lĩnh vực ưu tiên cần đánh giá: Do nhiều hạn chế hoặc do nhu cầu, không nhất thiết phải đánh giá dự án một cách tràn lan ma chỉ tập trung vào một số nội dung, lĩnh vực nhất định. Việc này gắn với mục tiêu ban đầu của việc đánh giá, và khi thực sẽ giúp cho việc ai sẽ tham gia đánh giá.

+ Bước 3: Lập kế hoạch đánh giá: Bước này mang tính chuẩn bị nhiều hơn, những người chủ trương đánh giá cần lựa chọn người tham gia theo yêu cầu mục đích và ưu tiên, đồng thời lên kế hoạch về thời gian đánh giá và kế hoạch thu thập tài liệu, thông tin; thông thường những người có liên quan sẽ thảo luận với nhóm đánh giá về phương pháp thực hiện.

+ Bước 4. Tiến hành công tác đánh giá: Đây là bước thực hiện của nhóm đánh giá. Hoạt động này chủ yếu bao gồm công tác thu thập thông tin liên quan, sử dụng các phương pháp và kỹ thuật đã nêu ở trên. Trong quá trình thực hiện, nhóm đánh giá cũng có thể phân tích sơ bộ tình hình để định hướng tập trung.

+ Bước 5. Tập hợp thông tin, phân tích và báo cáo: Sau khi đã tập hợp thông tin, nhóm sẽ cùng nhau phân tích để rút ra những kết luận chung. Báo cáo tổng hợp là công việc cuối cùng của chu trình đánh giá (mặc dù có thể thiếu hoạt động cuối cùng của đánh giá là sử dụng các kết quả của nó như đã nêu trong phần mục đích)