Trong bối cảnh thành phố Hải Phòng đang quyết liệt bứt phá để kiến tạo vị thế toàn cầu, công tác cải cách hành chính (CCHC) và chuyển đổi số được xem là đòn bẩy quan trọng. Báo cáo mới nhất vào tháng 3/2026 của Sở Ngoại vụ về tình hình triển khai 05 năm thực hiện Nghị định số 45/2020/NĐ-CP đã cho thấy những bước tiến vượt bậc của đơn vị trong việc hiện đại hóa nền hành chính, phục vụ người dân và tổ chức.

Những con số "biết nói" về sự minh bạch và hiệu quả

Xác định việc thực hiện thủ tục hành chính (TTHC) trên môi trường điện tử là nhiệm vụ trọng tâm, Sở Ngoại vụ đã ban hành 05 kế hoạch CCHC hàng năm cùng hàng trăm văn bản chỉ đạo, đôn đốc sát sao. Nhờ sự quyết liệt trong điều hành, Sở đã đạt được những kết quả ấn tượng: 100% kết quả hồ sơ TTHC đã được số hóa, bảo đảm tiến độ hoàn thành trước ngày 31/12/2025 theo đúng quy định của Chính phủ.

Hiện nay, toàn bộ 04/04 TTHC thuộc thẩm quyền của Sở (liên quan đến cấp phép hội nghị, hội thảo quốc tế) đều được tiếp nhận và trả kết quả hoàn toàn trên môi trường điện tử. Đặc biệt, Sở đã thực hiện cắt giảm 50% thời gian xử lý so với quy định ban đầu. Tính đến thời điểm báo cáo, 100% hồ sơ được giải quyết đúng hạn hoặc trước hạn, không có hồ sơ tồn đọng và cũng không ghi nhận bất kỳ phản ánh, kiến nghị tiêu cực nào từ tổ chức hay cá nhân.

Đổi mới trong truyền thông và quản trị nội bộ

Không chỉ dừng lại ở việc xử lý hồ sơ, Sở Ngoại vụ còn sáng tạo trong việc lan tỏa văn hóa số. Trong giai đoạn 2021-2025, Sở đã thực hiện khoảng 40 buổi sinh hoạt dưới cờ và 25 cuộc tuyên truyền về các chủ trương, chính sách CCHC. Các nhóm Zalo làm việc, hệ thống điều hành văn bản điện tử và Cổng thông tin điện tử của Sở được tận dụng tối đa để phổ biến nhiệm vụ một cách nhanh chóng, hiệu quả.

Công tác kiểm tra, giám sát cũng được chú trọng đặc biệt để đảm bảo an ninh thông tin và kỷ cương công vụ. Sở đã tiến hành 11 cuộc kiểm tra nội bộ về CCHC, quản lý chất lượng ISO và phòng chống tham nhũng. Kết quả cho thấy chưa có tập thể hay cá nhân nào vi phạm kỷ luật, khẳng định tính chuyên nghiệp và liêm chính của đội ngũ cán bộ ngoại giao thành phố. Ghi nhận những nỗ lực này, 01 tập thể và 01 cá nhân của Sở đã vinh dự nhận Bằng khen của Chủ tịch UBND thành phố về thành tích CCHC giai đoạn 2021-2025.

Thẳng thắn nhìn nhận thách thức từ thực tiễn

Bên cạnh những thành tựu, Sở Ngoại vụ cũng thẳng thắn chỉ ra những khó khăn đặc thù trong quá trình thực hiện. Một trong những "nút thắt" lớn là sự chưa thống nhất về dữ liệu công bố. Trong khi Hải Phòng đã triển khai dịch vụ công trực tuyến toàn trình cho các thủ tục hội nghị quốc tế từ năm 2024, thì dữ liệu trên Cổng Dịch vụ công quốc gia của Bộ Ngoại giao vẫn ghi nhận ở mức "một phần".

Thêm vào đó, do đặc thù hồ sơ cấp phép hội nghị quốc tế có tính chất riêng biệt, tỷ lệ tái sử dụng kết quả giải quyết gần như không phát sinh, ảnh hưởng đến việc đánh giá chỉ số số hóa chung của đơn vị. Áp lực về thời gian giải quyết cũng gia tăng khi quy định thời hạn theo "ngày" (bao gồm cả ngày nghỉ) buộc cán bộ phải xử lý hồ sơ ngoài giờ làm việc, trong khi nhân lực ngành ngoại vụ còn mỏng và thiếu cán bộ chuyên trách công nghệ thông tin.

Kiến nghị hướng tới sự đồng bộ và bền vững

Để nâng cao hơn nữa chất lượng phục vụ, Sở Ngoại vụ đã đề xuất Bộ Ngoại giao sớm điều chỉnh quy định thời hạn từ "ngày" sang "ngày làm việc" và đẩy nhanh việc áp dụng phương thức trực tuyến toàn trình một cách đồng nhất trên toàn quốc. Đối với địa phương, Sở mong muốn Trung tâm Phục vụ hành chính công thành phố tăng cường tập huấn, hướng dẫn về công tác số hóa để thống nhất cách hiểu và giải pháp thực hiện cho các sở, ngành.

Báo cáo thực hiện 5 năm của Sở Ngoại vụ không chỉ là một văn bản tổng kết, mà còn là lời cam kết mạnh mẽ của Sở Ngoại vụ trong việc tiếp tục đổi mới, lấy sự hài lòng của tổ chức và cá nhân làm thước đo thành công, góp phần xây dựng một Hải Phòng hiện đại và hội nhập.