Thực hiện chủ trương đơn giản hóa thủ tục hành chính và đẩy mạnh chuyển đổi số theo tinh thần Đề án 06 của Chính phủ, Sở Ngoại vụ Hải Phòng tích cực tuyên truyền, phổ biến và phối hợp triển khai việc sử dụng Phiếu lý lịch tư pháp điện tử trong công tác tuyển dụng, tiếp nhận và quản lý đội ngũ cán bộ, công chức, người lao động tại cơ quan. Đây là bước đi thiết thực nhằm số hóa quy trình quản lý nhân sự, nâng cao tính công khai, minh bạch và tối ưu hóa hiệu quả hành chính.

Công tác này được thúc đẩy mạnh mẽ sau khi Sở Ngoại vụ tiếp nhận chỉ đạo của Phó Chủ tịch UBND thành phố Đào Trọng Đức về việc triển khai hướng dẫn của Bộ Nội vụ tại Văn bản số 9050/BNV-CCVC, trong đó nêu rõ, căn cứ vào Luật Cán bộ, công chức số 80/2025/QH15, Luật Viên chức số 129/2025/QH15 cùng các Nghị định của Chính phủ bao gồm Nghị định số 170/2025/NĐ-CP, Nghị định số 300/2026/NĐ-CP và Nghị định số 259/2026/NĐ-CP, thành phần hồ sơ của người được tuyển dụng, tiếp nhận vào làm công chức, viên chức đều yêu cầu phải có Phiếu lý lịch tư pháp. Tuy nhiên, nhằm tối ưu hóa và đơn giản hóa thủ tục, trường hợp các thông tin hồ sơ này đã tồn tại trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức hoặc được trích xuất từ cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành khác thì được phép sử dụng thay thế hoàn toàn bản giấy tương ứng.

Đây là nhiệm vụ trọng tâm được giao tại Quyết định số 88/QĐ-BCĐCP ngày 29/7/2026 của Ban Chỉ đạo của Chính phủ về phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số và Đề án 06. Bước chuyển đổi này giúp giảm bớt gánh nặng nộp giấy tờ hành chính cho người lao động, đồng thời nâng cao tính đồng bộ dữ liệu tại các cơ quan quản lý nhà nước.

Một cơ sở pháp lý và kỹ thuật vô cùng quan trọng hỗ trợ cho việc triển khai này là Thông tư số 101/2026/TT-BCA do Bộ trưởng Bộ Công an ban hành ngày 24/6/2026 (có hiệu lực hành chính từ ngày 01/7/2026). Thông tư quy định chi tiết về việc quản lý, sử dụng, khai thác cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp và trình tự, thủ tục cấp Phiếu lý lịch tư pháp điện tử. Qua đó cho thấy Phiếu lý lịch tư pháp điện tử mang lại nhiều tiện ích vượt trội:

• Giá trị pháp lý tương đương bản giấy: Biểu mẫu lý lịch tư pháp điện tử có giá trị sử dụng hoàn toàn như biểu mẫu lý lịch tư pháp bằng văn bản giấy.

• Ký số và đồng bộ tự động: Phiếu lý lịch tư pháp bản điện tử được duyệt, ký số xác thực và tự động đồng bộ kết quả sang Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc Ứng dụng định danh quốc gia VNeID để trả kết quả.

• Hiển thị trực quan trên VNeID: Đối với công dân đã có tài khoản định danh điện tử mức độ 2, thông tin lý lịch tư pháp sẽ hiển thị trực tiếp trên tài khoản định danh cá nhân, giúp việc tra cứu và xuất trình trở nên vô cùng thuận tiện.

• Xác thực bảo mật bằng mã QR: Mỗi Phiếu lý lịch tư pháp điện tử được cấp một mã QR duy nhất. Các cơ quan, tổ chức có thể thực hiện xác thực thông tin của Phiếu trên Hệ thống thông tin lý lịch tư pháp, đảm bảo tính chính xác, hợp pháp của tài liệu.

• Hỗ trợ đắc lực cho quản lý nhân sự: Điều 11 Thông tư 101/2026/TT-BCA quy định rõ, các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội được phép sử dụng, khai thác cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp để phục vụ các thủ tục hành chính có liên quan và hỗ trợ trực tiếp cho công tác quản lý cán bộ, công chức, viên chức.

Nhận thức sâu sắc tầm quan trọng của việc số hóa hồ sơ nhân sự phục vụ xây dựng nền hành chính công nghệ, Lãnh đạo Sở Ngoại vụ yêu cầu các phòng, đơn vị trực thuộc nghiêm túc triển khai các nội dung sau:

1. Tổ chức tuyên truyền, phổ biến sâu rộng: Phổ biến nội dung hướng dẫn của Bộ Nội vụ và các quy định hành chính mới của Thông tư số 101/2026/TT-BCA đến toàn thể cán bộ, công chức, viên chức, người lao động tại Sở. Khuyến khích cán bộ, công chức chủ động đăng ký, sử dụng tài khoản định danh điện tử mức độ 2 để tích hợp, cập nhật và hiển thị thông tin lý lịch tư pháp cá nhân trên ứng dụng VNeID.

2. Ưu tiên hồ sơ điện tử trong tuyển dụng: Trong các kỳ tuyển dụng hoặc tiếp nhận công chức, viên chức mới của Sở, bộ phận làm công tác tổ chức cán bộ phải hướng dẫn người dự tuyển và người được tiếp nhận ưu tiên sử dụng Phiếu lý lịch tư pháp điện tử hoặc thực hiện khai thác trực tiếp từ dữ liệu quốc gia thay cho việc yêu cầu nộp bản giấy truyền thống.

3. Phối hợp chuẩn hóa hạ tầng thông tin: Chủ động phối hợp với Sở Nội vụ Hải Phòng và các cơ quan chuyên môn liên quan để chuẩn hóa quy trình kết nối dữ liệu. Việc đăng nhập và khai thác cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp phải được thực hiện bằng tài khoản định danh tổ chức được xác thực và phải đảm bảo an ninh, an toàn thông tin, bảo vệ bí mật nhà nước cũng như bí mật cá nhân theo đúng luật định.

Sự chuyển đổi từ việc sử dụng phiếu lý lịch tư pháp giấy sang phiên bản điện tử là minh chứng sinh động cho nỗ lực cải cách hành chính mạnh mẽ của thành phố Hải Phòng. Việc áp dụng nghiêm túc quy định này tại Sở Ngoại vụ không chỉ nâng cao tính chuyên nghiệp, rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ nhân sự mà còn giảm thiểu đáng kể chi phí in ấn, đi lại cho người lao động. Đây là nền tảng vững chắc góp phần xây dựng một hệ thống quản lý công vụ hiện đại, liêm chính, sẵn sàng phục vụ cho các nhiệm vụ hội nhập quốc tế của thành phố cảng trong tương lai./.