Trong bối cảnh thành phố Hải Phòng đang quyết liệt thực hiện chuyển đổi số và hiện đại hóa nền hành chính, Sở Ngoại vụ đã khẳng định vai trò tiên phong thông qua những kết quả ấn tượng trong công tác cải cách hành chính (CCHC) tháng 4 và 4 tháng đầu năm 2026. Với phương châm lấy người dân và doanh nghiệp làm trung tâm phục vụ, Sở đã triển khai đồng bộ nhiều giải pháp từ cắt giảm thời gian giải quyết thủ tục đến số hóa toàn diện quy trình nghiệp vụ.
Đột phá trong cắt giảm thủ tục và thời gian giải quyết
Một trong những dấu ấn nổi bật nhất của Sở Ngoại vụ trong thời gian qua là việc duy trì và phát huy hiệu quả công tác rà soát, đơn giản hóa các quy định kinh doanh. Hiện nay, Sở đang tiếp tục triển khai 04 thủ tục hành chính (TTHC) trực tuyến đã được cắt giảm tới 50% thời gian giải quyết so với quy định trước đây. Các thủ tục này tập trung chủ yếu vào lĩnh vực tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế, bao gồm cả các chương trình thuộc thẩm quyền của Thủ tướng Chính phủ và Chủ tịch UBND thành phố.
Việc cắt giảm 50% thời gian không chỉ là một con số cơ học mà là kết quả của sự nỗ lực tối ưu hóa quy trình nội bộ. Tuy nhiên, điều này cũng đặt ra áp lực không nhỏ lên đội ngũ cán bộ khi công tác xin ý kiến các cơ quan liên quan phải thực hiện thường xuyên và khẩn trương để đảm bảo đúng tiến độ đã cam kết. Tính từ đầu năm đến giữa tháng 4 năm 2026, Sở đã tiếp nhận và xử lý nhiều hồ sơ cấp phép hội nghị, hội thảo quốc tế, trong đó phần lớn hồ sơ được hoàn thành trước hạn.
Ngoài ra, nhằm làm gọn bộ máy và tinh giản thủ tục, Sở đã tham mưu cho UBND thành phố ban hành Quyết định 237/QĐ-UBND ngày 19/01/2026 để bãi bỏ các TTHC không còn phù hợp trong lĩnh vực chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự.
Số hóa 100% hồ sơ và đẩy mạnh dịch vụ công trực tuyến
Thực hiện mục tiêu xây dựng chính quyền số, Sở Ngoại vụ đã đạt được tỷ lệ tuyệt đối trong việc hiện đại hóa quy trình làm việc. Đến nay, 100% TTHC trong lĩnh vực ngoại vụ được thực hiện trực tuyến hoàn toàn. Điều này đồng nghĩa với việc người dân và tổ chức có thể thực hiện mọi thao tác từ nộp hồ sơ đến nhận kết quả thông qua môi trường internet, giúp tiết kiệm tối đa thời gian và chi phí đi lại.
Đi đôi với dịch vụ công trực tuyến là công tác số hóa. Toàn bộ tài liệu, hồ sơ và kết quả giải quyết TTHC đều được lưu trữ trên hệ thống điện tử và kho dữ liệu của Cổng dịch vụ công quốc gia. Việc này không chỉ phục vụ đắc lực cho công tác quản lý mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho công dân, tổ chức trong việc khai thác và tái sử dụng dữ liệu sau này. Dù vậy, Sở cũng thẳng thắn nhìn nhận việc tái sử dụng kết quả trong lĩnh vực hội nghị quốc tế vẫn còn gặp khó khăn do tính chất đặc thù của từng sự kiện và chuyên ngành khác nhau.
Sự hài lòng của người dân là thước đo hiệu quả
Tính đến thời điểm báo cáo tháng 4/2026, Sở không nhận được bất kỳ phản ánh hay kiến nghị nào của tổ chức, cá nhân liên quan đến quy định TTHC cũng như thái độ phục vụ của cán bộ. Để duy trì kết quả này, Sở đã thực hiện công khai minh bạch mọi quy trình, đường dây nóng và các TTHC nội bộ trên Cổng thông tin điện tử và hệ thống cơ sở dữ liệu chung. Công tác kiểm soát TTHC được giám sát chặt chẽ bởi lãnh đạo Sở và các chuyên viên có kinh nghiệm, đảm bảo mọi hồ sơ đều được giải quyết đúng hạn hoặc trước hạn, kiên quyết không để xảy ra tình trạng trễ hẹn gây phiền hà cho nhân dân.
Nhận diện thách thức để vươn tới sự chuyên nghiệp
Bên cạnh những thành tựu, Sở Ngoại vụ cũng chỉ ra những rào cản cần vượt qua để nâng cao hơn nữa hiệu quả công tác CCHC. Khó khăn lớn nhất hiện nay nằm ở nguồn nhân lực thực hiện còn mỏng, chưa có cán bộ chuyên trách công nghệ thông tin dẫn đến việc các công chức chuyên môn phải thực hiện nhiệm vụ theo hình thức kiêm nhiệm.
Về cơ sở vật chất, một số trang thiết bị công nghệ thông tin đã cũ, tốc độ xử lý thấp và hệ thống phần mềm dùng chung đôi khi vận hành chưa ổn định, ảnh hưởng đến tiến độ số hóa. Thêm vào đó, nguồn kinh phí dành cho tuyên truyền CCHC, đặc biệt là trên các nền tảng số, vẫn còn hạn chế, chưa đáp ứng được yêu cầu truyền thông đa dạng và chuyên sâu trong tình hình mới.
Một bất cập khác cần sớm tháo gỡ là sự chưa thống nhất trong việc công bố mức độ dịch vụ công. Trong khi địa phương đã triển khai trực tuyến toàn trình, thì dữ liệu của Bộ Ngoại giao trên Cổng Dịch vụ công quốc gia đôi khi vẫn ghi nhận ở mức "một phần", gây khó khăn trong việc đồng bộ hóa chỉ số.
Hướng tới những mục tiêu trọng tâm trong tương lai
Trong thời gian tới, Sở Ngoại vụ Hải Phòng đã xác lập lộ trình cụ thể để tiếp tục bứt phá trong công tác CCHC. Nhiệm vụ trọng tâm hàng đầu là triển khai việc tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ đề nghị cấp hộ chiếu điện tử trực tiếp tại địa phương. Đây là bước tiến quan trọng giúp người dân không phải di chuyển xa, giảm tải áp lực cho các cơ quan trung ương.
Đồng thời, Sở đang tích cực chuẩn bị các điều kiện cần thiết về phương án và nhân sự để sẵn sàng tiếp nhận việc phân cấp chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự từ Quý II/2026 theo định hướng của Bộ Ngoại giao. Sở cũng kiến nghị Bộ Ngoại giao xem xét điều chỉnh các quy định thời hạn từ "ngày" sang "ngày làm việc" để phù hợp hơn với thực tiễn xử lý hồ sơ, tránh tình trạng cán bộ phải làm việc ngoài giờ quá tải.
Với sự quyết tâm của tập thể lãnh đạo và cán bộ, công chức, Sở Ngoại vụ Hải Phòng cam kết sẽ tiếp tục rà soát, đơn giản hóa quy trình, tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin và nâng cao đạo đức công vụ. Tất cả những nỗ lực đó đều hướng tới một mục tiêu duy nhất: Xây dựng một cơ quan ngoại vụ chuyên nghiệp, kỷ cương, thân thiện và tận tụy phục vụ nhân dân.