Thực hiện chủ trương của Ủy ban nhân dân (UBND) thành phố về việc nâng cao chất lượng phục vụ nhân dân và đẩy mạnh cải cách hành chính, Sở Ngoại vụ Hải Phòng đã ban hành kế hoạch về việc triển khai thực hiện Bộ tiêu chí “Công sở thân thiện”. Đây là bước đi quan trọng nhằm đổi mới mạnh mẽ lề lối làm việc, chuyển từ tư duy “mệnh lệnh hành chính” sang tư duy “phục vụ, hướng dẫn, vận động và thuyết phục”.

Đổi mới tư duy phục vụ và đạo đức công vụ

Mục tiêu cốt lõi của mô hình “Công sở thân thiện” tại Sở Ngoại vụ là xây dựng phong cách “trọng dân, gần dân, hiểu dân, học dân và có trách nhiệm với dân”. Thành phố xác định người dân và tổ chức không chỉ là đối tượng quản lý mà là trung tâm của sự phục vụ, hướng tới sự hài lòng cao nhất của công dân.

Để hiện thực hóa điều này, Sở Ngoại vụ yêu cầu toàn thể cán bộ, công chức, viên chức phải thực hiện nghiêm túc phương châm “4 xin”, “4 luôn” và “5 không” trong giao tiếp và giải quyết thủ tục hành chính.

• “4 xin”: Xin chào, xin lỗi, xin cảm ơn, xin phép.

• “4 luôn”: Luôn mỉm cười, luôn nhẹ nhàng, luôn lắng nghe, luôn giúp đỡ.

• “5 không”: Không cửa quyền, hách dịch; không quan liêu, vô cảm; không tham nhũng, lãng phí; không xu nịnh, gian dối; không lợi dụng chức vụ, quyền hạn.

Đặc biệt, 100% cán bộ khi làm việc phải đeo thẻ và mặc trang phục công sở gọn gàng, lịch sự. Sở cũng kiên quyết không để xảy ra tình trạng công chức vi phạm kỷ luật hoặc uống rượu, bia trong giờ làm việc.

Công khai, minh bạch và chuyển đổi số mạnh mẽ

Mô hình “Công sở thân thiện” đặt yêu cầu cao về tính công khai và minh bạch. Sở Ngoại vụ triển khai niêm yết đầy đủ các nội quy, quy chế làm việc, lịch tiếp dân của lãnh đạo và quy trình giải quyết thủ tục hành chính tại trụ sở cũng như trên trang thông tin điện tử và các mạng xã hội (Fanpage, Zalo).

Điểm nhấn trong kế hoạch năm 2026 là việc đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin. Sở phấn đấu đạt tỷ lệ ký số văn bản phát hành và tỷ lệ số hóa hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính trên 90%. Đồng thời, Sở yêu cầu 100% công chức, người lao động cài đặt ứng dụng Hải Phòng Smart để tương tác hiệu quả với chính quyền.

Tại bộ phận Tiếp công dân, Sở Ngoại vụ triển khai các mã quét QR để người dân dễ dàng tra cứu thủ tục và thực hiện khảo sát đánh giá sự hài lòng ngay tại chỗ. Việc lắp đặt hệ thống nhận diện khuôn mặt hoặc vân tay cũng được nghiên cứu để kiểm soát thời gian làm việc một cách khoa học.

Xây dựng môi trường làm việc "Xanh - Văn minh - Hiện đại"

Không chỉ dừng lại ở thái độ phục vụ, mô hình còn chú trọng vào không gian làm việc. Sở Ngoại vụ tập trung bố trí cây xanh, tận dụng ánh sáng tự nhiên và giữ gìn vệ sinh cơ quan “sáng, xanh, sạch, đẹp”. Khu vực để xe cho người dân và doanh nghiệp đến giao dịch được bố trí hoàn toàn miễn phí.

Bộ phận Tiếp công dân được trang bị đầy đủ máy móc như máy photocopy, máy scan, nước uống, điều hòa và hệ thống wifi miễn phí không đặt mật khẩu để phục vụ người dân. Đặc biệt, với đặc thù của ngành ngoại giao, Sở triển khai sử dụng song ngữ (tiếng Việt và tiếng Anh) trên các bảng khẩu hiệu, pano tuyên truyền tại trụ sở để tạo môi trường thân thiện với cả đối tác nước ngoài.

Hành động vì nhân dân và quy trình giám sát chặt chẽ

Một trong những tiêu chí nhân văn của mô hình là việc thực hiện tiếp nhận và trả kết quả thủ tục hành chính tại nhà đối với các đối tượng yếu thế như thương binh, người khuyết tật, người già yếu không có khả năng đi lại. Sở cũng cam kết gửi thư cảm ơn đối với các đóng góp xây dựng cơ quan và nghiêm túc gửi thư xin lỗi kèm hẹn ngày trả kết quả lần 2 nếu giải quyết hồ sơ quá hạn.

Để đảm bảo tính thực chất, công tác tự đánh giá và chấm điểm sẽ được thực hiện định kỳ. Việc xếp loại "Công sở thân thiện" được chia thành 4 mức độ, trong đó Mức 4 (từ 95 đến 100 điểm) là tiêu chuẩn cao nhất để xét khen thưởng. 

Việc triển khai mô hình “Công sở thân thiện” năm 2026 không chỉ là nhiệm vụ hành chính mà còn là lời cam kết mạnh mẽ của Sở Ngoại vụ trong việc cải thiện môi trường đầu tư, kinh doanh và thúc đẩy phát triển kinh tế - xã hội bền vững. Với tinh thần “Chủ động thực thi”, Sở Ngoại vụ quyết tâm xây dựng một hình ảnh cơ quan nhà nước chuyên nghiệp, tận tâm, xứng đáng là nhịp cầu nối Hải Phòng với bạn bè quốc tế.