Nhằm chuyên nghiệp hóa công tác truyền thông đối ngoại và đảm bảo tính thống nhất, chính xác trong việc cung cấp thông tin, ngày 29 tháng 7 năm 2026, Giám đốc Sở Ngoại vụ thành phố Hải Phòng đã ký ban hành Quyết định số 145/QĐ-NV về Quy chế phát ngôn và cung cấp thông tin cho báo chí. Đây là bước đi nhằm thực hiện Luật Báo chí năm 2025 và Nghị định số 244/2026/NĐ-CP của Chính phủ, góp phần nâng cao tính minh bạch và hiệu quả quản lý nhà nước trong lĩnh vực đối ngoại tại địa phương.

Theo Quy chế mới ban hành, Người phát ngôn được xác định là người đại diện, nhân danh Sở Ngoại vụ để thực hiện việc cung cấp thông tin cho báo chí nhằm công bố quan điểm chính thức của cơ quan. Hệ thống Người phát ngôn tại Sở bao gồm: Giám đốc Sở; người được Giám đốc Sở giao nhiệm vụ thường xuyên; hoặc người có trách nhiệm thuộc Sở được ủy quyền bằng văn bản cho từng vụ việc cụ thể.

Quy chế quy định rất nghiêm ngặt về kỷ luật phát ngôn: Công chức và người lao động thuộc Sở không có thẩm quyền phát ngôn không được tự ý nhân danh Sở Ngoại vụ để cung cấp thông tin cho báo chí. Trong trường hợp cung cấp thông tin với tư cách cá nhân, các cá nhân phải tự chịu trách nhiệm trước pháp luật và thông tin đó không được coi là đại diện cho quan điểm của Sở. Để đảm bảo tính tiếp cận, thông tin liên hệ của Người phát ngôn (họ tên, chức vụ, số điện thoại, email) phải được công bố công khai trên Cổng thông tin điện tử của Sở trong vòng 24 giờ kể từ khi có quyết định giao nhiệm vụ.

Người phát ngôn có quyền yêu cầu các phòng chuyên môn, công chức và người lao động cung cấp thông tin, số liệu chính xác để phục vụ việc phát ngôn định kỳ hoặc đột xuất. Tuy nhiên, Người phát ngôn cũng có quyền từ chối cung cấp thông tin trong các trường hợp do pháp luật quy định (theo Điều 31 Luật Báo chí) và phải nêu rõ lý do từ chối.

Về trách nhiệm, Người phát ngôn phải chịu trách nhiệm trực tiếp trước Giám đốc Sở và trước pháp luật về tính xác thực và nội dung của thông tin đã cung cấp. Giám đốc Sở giữ vai trò cao nhất trong việc chỉ đạo, kiểm tra và đảm bảo sự thống nhất trong công tác cung cấp thông tin, tránh tình trạng né tránh hoặc phát ngôn không đồng nhất.

Quy chế quy định 05 hình thức cung cấp thông tin chính thức, bao gồm: tổ chức họp báo; đăng tải trên Cổng thông tin điện tử hoặc các tài khoản mạng xã hội chính thức; trả lời phỏng vấn; gửi thông cáo báo chí; và cung cấp tại các buổi giao ban báo chí định kỳ.

Đặc biệt, quy trình phối hợp nội bộ được quy định rất chặt chẽ để đảm bảo tốc độ và chất lượng thông tin:

• Phòng chuyên môn: Chịu trách nhiệm thu thập, xác minh thông tin và dự thảo nội dung phát ngôn.

• Văn phòng Sở: Đóng vai trò đầu mối, tổng hợp báo cáo Người phát ngôn và thực hiện phát hành thông tin ngay sau khi được duyệt.

• Xử lý vụ việc nhạy cảm: Đối với các vấn đề phức tạp hoặc có yếu tố ngoại giao nhạy cảm, Sở Ngoại vụ sẽ báo cáo xin ý kiến của UBND thành phố hoặc Bộ Ngoại giao trước khi thực hiện phát ngôn.

Điểm mới đáng chú ý của Quy chế là quy định về thời hạn phản ứng trong các trường hợp đột xuất, bất thường. Khi xảy ra các sự kiện quan trọng có tác động lớn đến xã hội hoặc khi xuất hiện các ý kiến không thống nhất trong dư luận, Người phát ngôn phải cung cấp thông tin ban đầu cho báo chí chậm nhất là 24 giờ kể từ khi tiếp nhận vụ việc.

Trong trường hợp báo chí đăng tải thông tin sai sự thật về lĩnh vực đối ngoại, Người phát ngôn có trách nhiệm phản hồi bằng văn bản, yêu cầu cải chính và xin lỗi theo đúng quy định pháp luật.

Mỗi công chức, người lao động tại Sở được quán triệt phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về bảo vệ bí mật nhà nước trong lĩnh vực đối ngoại và kỷ luật phát ngôn trên mạng xã hội. Hằng năm, Văn phòng Sở có trách nhiệm tổng hợp báo cáo về công tác phát ngôn gửi về UBND thành phố (qua Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch) trước ngày 18 tháng 12. Việc ban hành Quy chế này không chỉ khẳng định sự chủ động của Sở Ngoại vụ trong việc thực thi pháp luật mà còn là cam kết của thành phố Cảng trong việc xây dựng một môi trường thông tin minh bạch, chính thống và tin cậy./.