Trong nỗ lực hiện đại hóa công tác đối ngoại và nâng cao hiệu quả quản lý cán bộ, công chức, viên chức, Ủy ban nhân dân (UBND) thành phố Hải Phòng đã ban hành những quy định mới nhằm quản lý hiệu quả các đoàn đi nước ngoài và sử dụng hộ chiếu chuyên dùng. Những điều chỉnh này không chỉ nhằm thắt chặt kỷ cương mà còn đẩy mạnh phân cấp, ủy quyền cho cơ quan chuyên môn, góp phần tinh gọn thủ tục hành chính và nâng cao tính chủ động trong hội nhập quốc tế.

Khung pháp lý mới về việc đi nước ngoài

Ngày 28/11/2025, UBND thành phố đã ban hành Quyết định số 220/2025/QĐ-UBND quy định về việc đi nước ngoài; quản lý và sử dụng hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ của cán bộ, công chức, viên chức (CBCCVC). Quy chế mới này chính thức có hiệu lực từ ngày 15/12/2025, thay thế cho các quy định trước đây nhằm đáp ứng các yêu cầu thực tiễn trong tình hình mới.

Theo quy chế, việc đi nước ngoài của CBCCVC được chia thành ba loại hình chính: đi công tác (dưới 06 tháng), đi học tập (từ 06 tháng trở lên) và đi về việc riêng (không thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan). Nguồn kinh phí cho các chuyến đi có thể từ ngân sách nhà nước, do tổ chức trong và ngoài nước tài trợ hoặc do cá nhân tự chi trả.

Để đảm bảo tính minh bạch và bảo vệ lợi ích quốc gia, quy chế quy định rõ những hoạt động bị nghiêm cấm. Cụ thể, CBCCVC không được tự ý đi nước ngoài khi chưa được cấp có thẩm quyền cho phép; không được lợi dụng chuyến công tác để thực hiện các hành vi trái pháp luật hoặc phát ngôn gây ảnh hưởng đến uy tín đất nước. Đặc biệt, việc sử dụng ngân sách nhà nước hoặc hộ chiếu chuyên dùng cho các mục đích việc riêng là hành vi vi phạm nghiêm trọng.

Quy trình thẩm định và vai trò nòng cốt của Sở Ngoại vụ

Sở Ngoại vụ được xác định là cơ quan đầu mối, chịu trách nhiệm tiếp nhận và thẩm định hồ sơ cử CBCCVC đi nước ngoài. Quy trình thẩm định được thực hiện chặt chẽ: Sở Ngoại vụ có trách nhiệm hoàn thành việc thẩm định trong vòng 05 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ trước khi trình Chủ tịch UBND thành phố quyết định.

Bên cạnh đó, Sở Ngoại vụ còn chủ trì xây dựng kế hoạch đoàn đi nước ngoài hàng năm của lãnh đạo thành phố và các cơ quan, đơn vị, địa phương. Việc xây dựng kế hoạch này phải bám sát định hướng của Thành ủy và nhu cầu thực tế của địa phương, đảm bảo tính thiết thực và tiết kiệm nguồn lực.

Quản lý nghiêm ngặt hộ chiếu ngoại giao và hộ chiếu công vụ

Công tác quản lý hộ chiếu chuyên dùng được thành phố đặc biệt chú trọng. Sở Ngoại vụ được giao nhiệm vụ thực hiện chức năng quản lý nhà nước đối với hộ chiếu ngoại giao và hộ chiếu công vụ. Các nhiệm vụ cụ thể bao gồm:

• Hướng dẫn, kiểm tra hồ sơ và hỗ trợ các cơ quan, đơn vị thực hiện thủ tục đề nghị cấp, gia hạn hộ chiếu.

• Lập sổ theo dõi việc giao nhận hộ chiếu và ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý dữ liệu, phục vụ việc tra cứu nhanh chóng.

• Thông báo kịp thời cho cơ quan lãnh sự của Bộ Ngoại giao để hủy giá trị sử dụng hộ chiếu đối với các trường hợp nghỉ hưu, thôi việc hoặc không còn thuộc đối tượng sử dụng theo quy định.

Về phía cá nhân, CBCCVC sau khi kết thúc chuyến công tác có trách nhiệm thu và nộp lại hộ chiếu cho Sở Ngoại vụ trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhập cảnh vào Việt Nam. Các cơ quan trực tiếp quản lý cán bộ phải có trách nhiệm đôn đốc và báo cáo ngay cho Sở Ngoại vụ nếu xảy ra trường hợp cán bộ về nước không đúng hạn hoặc không nộp lại hộ chiếu theo quy định.

Thực hiện phân cấp thẩm quyền cho Giám đốc Sở Ngoại vụ

Một điểm mới đáng chú ý là việc UBND thành phố ban hành Quyết định số 5167/QĐ-UBND ngày 22/12/2025 về việc ủy quyền cho Giám đốc Sở Ngoại vụ. Đây là bước đi quan trọng nhằm giảm tải thủ tục hành chính tại Văn phòng UBND thành phố và nâng cao trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan ngoại vụ.

Theo nội dung ủy quyền, Giám đốc Sở Ngoại vụ được thẩm quyền ra quyết định cử, cho phép CBCCVC đi công tác hoặc học tập ở nước ngoài trong trường hợp không sử dụng ngân sách nhà nước. Đối tượng áp dụng là các CBCCVC thuộc thẩm quyền quản lý của UBND thành phố, trừ các chức danh thuộc diện quản lý của Thường trực Thành ủy và Ban Thường vụ Thành ủy.

Đồng thời, Giám đốc Sở Ngoại vụ cũng được ủy quyền trực tiếp thực hiện việc quản lý hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ của CBCCVC thuộc thẩm quyền quản lý của UBND thành phố. Sự phân cấp này đòi hỏi Giám đốc Sở Ngoại vụ phải chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật và Chủ tịch UBND thành phố về các quyết định được thực hiện theo nội dung ủy quyền.

Với sự ban hành đồng bộ của Quyết định 220 và Quyết định 5167, thành phố Hải Phòng đã thiết lập một hệ thống quản lý đối ngoại chuyên nghiệp, minh bạch và chặt chẽ. Việc phân cấp mạnh mẽ cho Sở Ngoại vụ không chỉ giúp đẩy nhanh quy trình xử lý hồ sơ mà còn khẳng định sự tin tưởng vào năng lực của cơ quan chuyên môn trong việc thực hiện các nhiệm vụ quốc tế. Đây là nền tảng vững chắc để Hải Phòng tiếp tục mở rộng quan hệ hợp tác quốc tế, phục vụ mục tiêu phát triển kinh tế - xã hội của thành phố Cảng trong kỷ nguyên hội nhập.