Sở Ngoại vụ Hải Phòng vừa hoàn thành báo cáo kết quả kiểm soát thủ tục hành chính (TTHC) tháng 8 và tổng hợp 8 tháng đầu năm 2026 theo tinh thần chỉ đạo của Ủy ban nhân dân thành phố. Điểm sáng lớn nhất trong kỳ báo cáo là Sở Ngoại vụ tiếp tục giữ vững vị trí dẫn đầu, xếp thứ nhất với số điểm 96/100 trong Bộ chỉ số phục vụ người dân và doanh nghiệp trên Cổng dịch vụ công quốc gia. Đây là kết quả xứng đáng cho những nỗ lực bứt phá của tập thể cán bộ, công chức cơ quan đối ngoại thành phố cảng.

Về cải cách quy định, tính đến thời điểm báo cáo, Sở Ngoại vụ đã tham mưu cho UBND thành phố công bố 06 TTHC mới được phân cấp từ Bộ Ngoại giao, trong đó 100% thủ tục đã được cắt giảm tới 50% thời gian giải quyết so với quy định cũ. Đối với hệ thống TTHC nội bộ, Sở tiếp tục vận hành hiệu quả 10 thủ tục theo Quyết định số 4067/QĐ-UBND, đồng thời đề xuất 01 phương án đơn giản hóa quy trình nội bộ áp dụng từ năm 2025.

Đặc biệt, Sở đã chủ động tham mưu ban hành Quyết định số 237/QĐ-UBND bãi bỏ các TTHC cũ trong lĩnh vực chứng nhận và hợp pháp hóa lãnh sự. Bước đi này nhằm dọn đường để Sở xây dựng phương án tiếp nhận phân cấp trực tiếp thẩm quyền giải quyết hai thủ tục hành chính quan trọng này ngay tại địa bàn Hải Phòng, tạo điều kiện thuận lợi tối đa cho các tổ chức và cá nhân có yếu tố nước ngoài.

Hiệu quả thực thi công vụ tại Sở Ngoại vụ được chứng minh cụ thể bằng các con số thực tế. Từ ngày 15/12/2025 đến nay, 100% TTHC thuộc thẩm quyền của Sở đều được tiếp nhận và giải quyết trực tuyến toàn trình. Toàn bộ tài liệu, hồ sơ đầu vào và kết quả đầu ra đều được ký số và số hóa 100% trên hệ thống dịch vụ công theo đúng quy định.

Sở tiếp tục duy trì đà phục vụ chuyên nghiệp khi 100% hồ sơ được giải quyết đúng hạn hoặc trước hạn; hoàn toàn không phát sinh bất kỳ đơn thư khiếu nại, tố cáo hay phản ánh, kiến nghị (PAKN) nào từ phía người dân và doanh nghiệp. Kết quả này có được nhờ sự kiểm soát chặt chẽ của bộ phận một cửa (gồm 01 Phó Giám đốc Sở trực tiếp phụ trách, 01 Phó Chánh Văn phòng và 01 chuyên viên phòng Lãnh sự) cùng việc vận hành nghiêm túc Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015.

Bên cạnh những thành tích xuất sắc, Sở Ngoại vụ cũng thẳng thắn chỉ ra các hạn chế đang ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ công việc:

• Thiếu hụt nguồn nhân lực chuyên trách: Toàn Sở chỉ có 14 biên chế công chức chuyên môn. Do chủ trương tinh giản từ Trung ương, Sở chưa có cán bộ chuyên trách công nghệ thông tin cũng như chuyên trách tiếp nhận, trả kết quả TTHC, hoàn toàn phải sử dụng nhân sự kiêm nhiệm. Khối lượng công việc đối ngoại ngày càng tăng sau khi hợp nhất địa bàn đang tạo áp lực rất lớn lên đội ngũ cán bộ mỏng của Sở.

• Hạ tầng kỹ thuật chưa đồng bộ: Một số thiết bị CNTT đã cũ, vận hành hệ thống phần mềm dùng chung đôi khi chưa ổn định. Chỉ số số hóa và khả năng tái sử dụng kết quả trên hệ thống dịch vụ công của thành phố còn biến động. Riêng các thủ tục xin phép hội nghị, hội thảo quốc tế do tính chất đặc thù riêng biệt của từng sự kiện nên việc tái sử dụng kết quả là chưa khả thi.

• Kinh phí hạn hẹp: Nguồn ngân sách cấp cho hoạt động tuyên truyền CCHC còn hạn chế, khó triển khai các hình thức truyền thông số đa phương tiện.

Trong những tháng cuối năm 2026, Sở Ngoại vụ xác định sẽ tập trung triển khai hiệu quả các kế hoạch CCHC, áp dụng Bộ chỉ số theo Nghị định 766 của Chính phủ. Đồng thời, Sở sẽ chuẩn bị các điều kiện cần thiết về cơ sở vật chất, nhân sự để tiếp nhận việc giải quyết TTHC chứng nhận và hợp pháp hóa lãnh sự phân cấp, và triển khai thí điểm việc tiếp nhận, trả kết quả hồ sơ đề nghị cấp hộ chiếu điện tử trực tiếp tại cơ quan.

Để công tác cải cách đi vào chiều sâu, Sở Ngoại vụ đề xuất Bộ Ngoại giao xem xét đẩy nhanh phương thức toàn trình đối với các thủ tục đã phân cấp cho địa phương nhằm đảm bảo tính thông suốt. Đồng thời, đề nghị Trung tâm Phục vụ hành chính công thành phố sớm tổ chức hội nghị tập huấn, hướng dẫn nghiệp vụ số hóa chuyên sâu để thống nhất cách hiểu, giúp ổn định chỉ số số hóa tài liệu cho Sở nói riêng và các sở, ngành trên địa bàn thành phố nói chung./.