Lần đầu tham gia tổ chức sự kiện quốc tế lớn

Đã 5 năm qua đi kể từ khi Hải Phòng đăng cai tổ chức thành công Hội nghị hợp tác phi tập trung Việt Pháp lần thứ 8, nhưng trong tôi vẫn nhiều cảm xúc khi được tham gia sự kiện quốc tế tầm cỡ như vậy.

Đây là lần đầu thành phố Hải Phòng đăng cai tổ chức hội nghị quốc tế lớn trong 2 ngày 5 và 6-11-2010, với gần 500 đại biểu đến từ các bộ, ngành Trung ương, các địa phương, hiệp hội, tổ chức của Việt Nam và Pháp tham dự. Do đó công tác tổ chức được Sở Ngoại vụ đặc biệt chú trọng, với phương châm tạo những ấn tượng  tốt  nhất cho các đại biểu tham dự Hội nghị, đặc biệt là các đại biểu quốc tế, để mỗi đại biểu dự hội nghị đều cảm nhận được sự mến khách của một thành phố cảng năng động, hiện đại.

Với quy mô đó và sự đa dạng về nội dung thảo luận tại Hội nghị, lãnh đạo cũng như toàn bộ ekip rất mỏng của Sở Ngoại vụ đã gặp không ít khó khăn, thách thức mà dường như những khó khăn đó là bài toán thử thách lòng kiên định, sự linh hoạt và tinh thần trách nhiệm của mỗi cán bộ công chức Sở Ngoại vụ.

Khó khăn đầu tiên phải kể đến đối với chúng tôi đó là việc nghiên cứu, tổng kết, đánh giá quá trình hợp tác phi tập trung của hai nước để chủ động đề xuất, xây dựng toàn bộ nội dung của hội nghị từ phiên toàn thể tới các phiên chuyên đề với mục tiêu cao nhất là thiết thực, đổi mới và hiệu quả, sau đó tiếp tục tham vấn các cơ quan Trung ương và đi đến thống nhất với Ban tổ chức phía Pháp. Sức ép lớn nhất đối với chúng tôi là phải tìm ra những điểm mới, sáng tạo và bắt kịp xu hướng trong chính sách hợp tác phi tập trung và phù hợp với bối cảnh kinh tế xã hội của cả hai quốc gia.

Không chỉ lo về khâu tài liệu, tổ chức mà còn phải lo cả công tác hậu cần như thu xếp chỗ ăn nghỉ cho các đại biểu. Số lượng đại biểu lớn, thời gian đến và rời Hải Phòng của các đại biểu không trùng nhau, hầu như các đại biểu đi theo từng nhóm nhỏ từ 2-3 người, trong khi chúng tôi phải đảm bảo quản lý được số lượng đại biểu, khách sạn lưu trú tại Hải Phòng cũng như công tác đưa đón đại biểu, hạn chế tối đa được những sự cố có thể xảy ra. Tiếp đến là những khó khăn về mặt địa lý. Cách biệt về múi giờ không thuận lợi việc trao đổi thông tin giữa chúng tôi và các cơ quan có trách nhiệm phía Pháp.  Có những khi do thông tin cần trao đổi gấp, chúng tôi phải làm việc cả buổi tối và đêm tại nhà để phù hợp với thời gian tại Pháp.

Những khó khăn càng tăng thêm gấp bội phần khi số lượng cán bộ không đủ để đáp ứng được khối lượng công việc khổng lồ. Biên chế của Sở Ngoại vụ có hạn. Nhóm công tác thường trực chuẩn bị cho Hội nghị chỉ có 4 người, nhiều khi chúng tôi thường làm thông trưa, chỉ kịp ăn nhẹ những xuất cơm hộp nguội lạnh, rồi lại tiếp tục tranh thủ về chuẩn bị bữa cơm chiều cho gia đình và trở lại cơ quan làm việc cho tới khuya. Thường thì người ta nói, trong khó khăn ta tìm thấy tình yêu, chúng tôi đã tìm thấy tình yêu công việc, yêu lao động, quý trọng đồng nghiệp và yêu thành phố thân thương, và đặc biệt là tình yêu và sự sẻ chia của mái ấm gia đình. Vì tình yêu đó mà chúng tôi đã cùng nhau sánh vai vượt qua mọi khó khăn, thử thách cũng như gạt đi nỗi buồn vì thời gian ở cơ quan nhiều hơn ở nhà. Ý thức sự hy sinh thầm lặng cho nhiệm vụ được giao, ai cũng cố gắng, chẳng ai kêu than.

Chuẩn bị lực lượng tình nguyện viên đón đưa các đại biểu quốc tế là công việc tưởng chừng đơn giản nhưng thực tế lại không dễ dàng chút nào. Nguồn nhân lực sử dụng thành thạo tiếng Pháp có khả năng tham gia làm tình nguyện viên cho Hội nghị quá ít. Chúng tôi phải lặn lội lên trường Đại học Ngoại ngữ Hà Nội, Đại học sư phạm Ngoại ngữ Hà Nội để tổ chức tuyển chọn sinh viên, rồi lại tiếp tục tuyển chọn thêm tại trường Đại học Y Hải Phòng…rồi  tổ chức các buổi đào tạo, hướng dẫn, đi thực tế tất cả các địa điểm bố trí ăn nghỉ cho đại biểu và địa điểm tổ chức Hội nghị. Điều mà chúng tôi cảm thấy thật tự hào và giúp chúng tôi tăng thêm sức lực để vượt qua mọi khó khăn là tinh thần trong sáng, khí thế thanh niên dâng trào, nhiệt huyết tuổi trẻ của đội ngũ tình nguyện viên dành cho nhiệm vụ này. Nhiều em phải lặn lội từ Hà Nội về Hải Phòng để tham gia, nhiều em bị say xe, cũng có những em đổ bệnh vì công suất làm việc trong những ngày phục vụ Hội nghị gấp nhiều lần so với ngày thường các em đi học. Các em  ra khỏi nhà vào lúc sáng sớm và chỉ trở về khi gia đình đã đi vào giấc ngủ. Nhưng thật hay, chúng tôi chẳng hề nghe thấy một lời phàn nàn, kêu ca gì từ phía các em, mà thay vào đó luôn là ánh mắt rạng ngời, nụ cười tươi rói và bước đi dứt khoát trong mọi nhiệm vụ được giao. Ánh mắt nuối tiếc, giọt nước mắt lăn trên gò má các tình nguyện viên trong ngày kết thúc hội nghị đã làm chúng tôi, những cán bộ làm công tác tổ chức cũng thầm cảm phục và yêu mến các em.

Hội nghị đã diễn ra cách đây 5 năm, nhưng trong hồi ức của chúng tôi, những tháng ngày vất vả, khó khăn nhưng tràn đầy tình đoàn kết yêu thương lẫn nhau vẫn luôn in dấu. Chúng tôi đã mang đến cho đại biểu trong nước và quốc tế nụ cười mãn nguyện và thán phục khi kết thúc Hội nghị, chúng tôi đã mở ra một trang mới trong công tác tổ chức Hội nghị quốc tế của thành phố, chúng tôi đã để lại dấu ấn tốt đẹp trong suy nghĩ của các bạn trẻ về sự hy sinh thầm lặng và tinh thần trách nhiệm của cán bộ làm công tác đối ngoại của thành phố. Hơn tất cả những khen thưởng, đọng lại mãi trong chúng tôi là những cái nắm tay thật chặt, cái ôm hữu nghị, sự thán phục mà bạn bè quốc tế tham dự hội nghị đã dành cho thành phố ./.

Trần Lê Thu Hằng

Sở Ngoại vụ