Việc đẩy mạnh chuyển đổi số giúp nâng cao hiệu quả công việc, mang lại lợi ích cho người dân, doanh nghiệp.

(HPĐT)- Tất cả thủ tục hành chính đủ điều kiện được cung cấp dưới hình thức dịch vụ công trực tuyến toàn trình; 100% người dân và doanh nghiệp sử dụng dịch vụ công trực tuyến được định danh và xác thực thông suốt, hợp nhất trên tất cả các hệ thống các cấp chính quyền từ trung ương đến địa phương; 90% số báo cáo được thực hiện trên hệ thống thông tin báo cáo quốc gia... Những mục tiêu Sở Ngoại vụ đề ra trong kế hoạch chuyển đổi số trong năm 2024 hoàn toàn có cơ sở khi trong năm 2023, đơn vị đạt nhiều kết quả tích cực trong công tác chuyển đổi số, được người dân, tổ chức, doanh nghiệp hài lòng, đánh giá cao...

Hiệu quả từ chuyển đổi số

Do đặc thù công việc, có nhiều doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân trên địa bàn thành phố liên hệ làm việc với Sở Ngoại vụ là người nước ngoài nên không có khái niệm giờ hành chính, thậm chí có những liên hệ công việc ngoài 23 giờ, tính chất cấp bách. Có thể kể đến trường hợp điển hình của anh Christine P. Liongson, người Philippines, trao đổi công việc lúc 22 giờ 10 phút, về chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự hay ông Clifford, trao đổi lúc 23 giờ 40 phút, về hợp pháp hóa bằng cấp theo quy định của Việt Nam. Theo Phó trưởng Phòng Lãnh sự người Việt Nam ở nước ngoài Trần Lê Thu Hằng, điều thuận lợi là đơn vị tích cực đẩy mạnh chuyển đổi số nên các liên hệ, hướng dẫn, trả lời công việc đều có thể thực hiện trên môi trường mạng, giúp công dân nắm được yêu cầu, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ thủ tục, rút ngắn thời gian thực hiện.

Thông qua việc tích cực ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT), chuyển đổi số trong công việc của đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức tại Sở Ngoại vụ còn đem lại hiệu quả thiết thực cho người dân, doanh nghiệp. Đơn cử, từ khi đăng ký đến làm các thủ tục và được cấp phép tổ chức các hội nghị "kết nối giữa doanh nghiệp đổi mới sáng tạo Việt Nam và Hàn Quốc", "hoạt động kết nối cung cầu công nghệ giữa các doanh nghiệp Việt Nam và Hàn Quốc", "Sự kiện kết nối cung cầu công nghệ giữa các doanh nghiệp Việt Nam và doanh nghiệp Đài Loan (Trung Quốc)", chị Đỗ Thị Nhung, cán bộ Trung tâm Phát triển Khoa học – Công nghệ và Đổi mới sáng tạo (Sở Khoa học và Công nghệ thành phố) hoàn toàn thực hiện qua môi trường mạng mà không phải trực tiếp đến Sở. Chị Nhung cho biết: "Từ đăng ký tài khoản, chọn dịch vụ công, nộp hồ sơ đến lúc nhận email xác nhận và nhận kết quả, hoàn toàn trên môi trường mạng. Thời gian được cấp phép cũng được rút ngắn, không chỉ tạo thuận lợi cho đơn vị mà còn tiết kiệm thời gian và công sức đi lại cho người thực hiện". Cũng theo Phó trưởng Phòng Lãnh sự người Việt Nam ở nước ngoài Trần Lê Thu Hằng: Năm 2023, có 21 hồ sơ hội nghị, hội thảo quốc tế được cấp phép hoàn toàn qua hệ thống Cổng dịch vụ công trực tuyến thành phố. Việc chuyển đổi số trong hoạt động cấp phép, quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế giúp Sở Ngoại vụ hoạt động hiệu lực, hiệu quả, minh bạch hơn, hạn chế nhũng nhiễu; đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho các cơ quan, đơn vị xin cấp phép...

Tiếp tục đẩy mạnh chuyển đổi số

Chánh văn phòng Sở Ngoại vụ Đỗ Quang Minh cho biết, nhờ nâng cao nhận thức đội ngũ cán bộ, công chức cũng như tích cực đẩy mạnh chuyển đổi số và ứng dụng CNTT trong thực hiện nhiệm vụ đã tạo ra những chuyển biến hết sức tích cực trong triển khai các nhiệm vụ. Đến nay, Sở vận hành hiệu quả cao hệ thống thông tin quản lý văn bản điều hành, thúc đẩy ký số gửi nhận văn bản trên môi trường mạng. 100% thông tin báo cáo thực hiện trên môi trường mạng; 100% cán bộ, công chức, viên chức các phòng, đơn vị trực thuộc có sử dụng hộp thư điện tử công vụ thành phố. Các thủ tục Chứng nhận và hợp pháp hóa lãnh sự được triển khai ở cấp độ 1,2; thủ tục Cấp phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế trên địa bàn thành phố theo hình thức Dịch vụ công trực tuyến toàn trình mức độ 4 là mức độ cao nhất. Qua đó được người dân, doanh nghiệp hài lòng, đánh giá cao – ông Minh phấn khởi cho biết…

Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện chuyển đổi số của Sở Ngoại vụ, còn một vài khó khăn do việc triển khai cơ sở dữ liệu quốc gia trong lĩnh vực ngoại vụ còn hạn chế. Nguyên do một số đơn vị Bộ Ngoại giao chưa kết nối, chia sẻ, khai thác cơ sở dữ liệu quốc gia thuộc lĩnh vực được giao; kinh phí trong mua sắm trang bị phòng họp trực tuyến phục vụ triển khai hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ gắn với chuyển đổi số của đơn vị còn hạn chế; biên chế của Sở còn hạn hẹp, không có công chức chuyên trách về CNTT để đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số. Để gỡ khó, năm 2024, Sở Ngoại vụ đề nghị Sở Thông tin và Truyền thông tiếp tục quan tâm, hỗ trợ, hướng dẫn đơn vị trong triển khai nhiệm vụ "Xây dựng Hệ thống thông tin và cơ sở dữ liệu lĩnh vực đối ngoại"; thường xuyên tổ chức các lớp đào tạo, bồi dưỡng tập huấn về chuyển đổi số, kỹ năng số, kỹ năng sử dụng, khai thác các hệ thống thông tin của thành phố... cho đội ngũ cán bộ Sở.

Mục tiêu cao nhất mà công tác chuyển đổi số hướng đến là tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu quả công việc, do vậy, để triển khai hiệu quả hơn nữa công tác chuyển đổi số tại đơn vị, theo Giám đốc Sở Ngoại vụ Nguyễn Thị Bích Dung: Thời gian tới, Sở tiếp tục chú trọng đẩy mạnh công tác lãnh đạo, chỉ đạo thực hiện chính quyền số, ứng dụng CNTT trong điều hành hoạt động của cơ quan. Sở cũng tăng cường đào tạo, tập huấn nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức về chuyển đổi số, kỹ năng số, bảo đảm an toàn an ninh thông tin; hợp tác, trao đổi, chia sẻ kinh nghiệm trong chuyển đổi số. Đồng thời tiếp tục nâng cấp cơ sở vật chất phục vụ chuyển đổi số; đẩy mạnh số hoá tài liệu, ứng dụng, giải pháp mới trong chuyển đổi số…, qua đó thực hiện hiệu quả các nhiệm vụ được giao.