Thủ tục tiếp nhận đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hoá lãnh sự của các cơ quan, tổ chức và cá nhân

1. Trình tự thực hiện

- Bước 1: Các cơ quan, tổ chức và cá nhân (đương sự) hoàn thiện hồ sơ theo hướng dẫn dưới đây và nộp hồ sơ tại Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả theo cơ chế Một cửa của Sở Ngoại vụ.

- Bước 2: Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả kiểm tra tính hợp lệ và đầy đủ của các giấy tờ có trong hồ sơ, yêu cầu bổ sung, hoàn thiện nếu chưa đầy đủ, chưa hợp lệ và ghi phiếu biên nhận đối với hồ sơ đầy đủ, hợp lệ.

- Bước 3: Sau khi tiếp nhận hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, Sở Ngoại vụ gửi chuyển phát nhanh toàn bộ hồ sơ và lệ phí đến Cục Lãnh sự (Bộ Ngoại giao) giải quyết.

- Bước 4:

+ Đối với hồ sơ có số lượng 10 giấy tờ, tài liệu trở xuống, Sở Ngoại vụ nhận và trả kết quả trong vòng 05 ngày làm việc.

+ Đối với hồ sơ có số lượng từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên, Sở Ngoại vụ nhận và kết quả trong vòng 07 ngày làm việc.

+ Đối với trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự, tùy thuộc vào việc xác thực con dấu, chữ ký, chức danh có hợp lệ hay không để thông báo cho đương sự thời gian trả kết quả và các nội dung có liên quan đến hồ sơ.

- Bước 5: Đương sự đến Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế Một cửa của Sở Ngoại vụ để nhận kết quả theo thời gian ghi trên biên nhận.

2. Cách thức thực hiện

Nộp trực tiếp tại Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế Một cửa của Sở Ngoại vụ.

3. Thành phần và số lượng hồ sơ

            * Thành phần hồ sơ

- Đối với việc chứng nhận lãnh sự giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để được công nhận và sử dụng ở nước ngoài:

+ 01 Tờ khai chứng nhận/hợp pháp hoá lãnh sự theo mẫu số LS/HPH-2012/TK.

+ 02 bản chụp giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế khác). Giấy tờ này không cần phải chứng thực.

+ Giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự.

+Bản chính giấy tờ, tài liệu được chứng nhận lãnh sự (trong trường hợp chứng nhận lãnh sự trên bản sao hoặc bản dịch công chứng) để cán bộ tiếp nhận hồ sơ đối chiếu.

+ 02 bản chụp giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự.

- Đối với việc hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để được công nhận và sử dụng ở Việt Nam:

+ 01 Tờ khai chứng nhận/hợp pháp hoá lãnh sự theo mẫu số LS/HPH-2012/TK.

+ 02 bản chụp giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế khác). Giấy tờ này không cần phải chứng thực.

+ Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự (đã được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài chứng nhận).

+ 02 bản chụp giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự.

+ 02 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh (nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng này). Bản dịch không phải chứng thực. Người nộp hồ sơ phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản dịch.

+ 02 bản chụp bản dịch giấy tờ, tài liệu.

* Số lượng hồ sơ: Một (01) bộ.

4. Thời hạn giải quyết

- Đối với hồ sơ có số lượng từ 10 giấy tờ, tài liệu trở xuống:

+ Sở Ngoại vụ: 01 ngày làm việc

+ Bưu điện: 02 ngày làm việc

+ Bộ Ngoại giao: 02 ngày làm việc.

- Đối với hồ sơ có số lượng từ 10 giấy tờ trở lên:

+ Sở Ngoại vụ: 01 ngày làm việc

+ Bưu điện: 02 ngày làm việc

+ Bộ Ngoại giao: 04 ngày làm việc.

5. Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính:

Các cơ quan, tổ chức và cá nhân có nhu cầu.

6. Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính

- Cơ quan có thẩm quyền quyết định: Bộ Ngoại giao

- Cơ quan trực tiếp thực hiện TTHC: Sở Ngoại vụ thành phố Hải Phòng.

7. Kết quả thực hiện thủ tục hành chính:

Tem (hoặc dấu) chứng nhận dán (đóng) trên giấy tờ, tài liệu đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.

8. Lệ phí

- Hợp pháp hóa lãnh sự: 30.000 VNĐ/bản/lần

- Chứng nhận lãnh sự: 30.000 VNĐ/bản/lần

- Phí gửi hồ sơ 2 chiều qua bưu điện: 275.000 VNĐ/bưu gửi

- Lệ phí và phí nộp cùng lúc với nộp hồ sơ và biên lai thu phí được trả khi nhận kết quả.

9.Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai: To khai CNHPH Lanh su.doc

10.Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính

* Các giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự:

- Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.

- Giấy tờ, tài liệu được chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.

- Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.

- Giấy tờ, tài liệu mà cơ quan tiếp nhận của Việt Nam hoặc của nước ngoài không yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự phù hợp với quy định pháp luật tương ứng của Việt Nam hoặc của nước ngoài.

* Các giấy tờ, tài liệu không được chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự:

- Giấy tờ, tài liệu bị sửa chữa, tẩy xóa nhưng không được đính chính theo quy định của pháp luật.

- Giấy tờ, tài liệu trong hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự có các chi tiết trong bản thân giấy tờ, tài liệu đó mâu thuẫn với nhau hoặc mâu thuẫn với giấy tờ, tài liệu khác trong hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.

- Giấy tờ, tài liệu giả mạo hoặc được cấp, chứng nhận sai thẩm quyền theo quy định của pháp luật.

- Giấy tờ, tài liệu đồng thời có con dấu và chữ ký không được đóng trực tiếp và ký trực tiếp trên giấy tờ, tài liệu. Con dấu, chữ ký sao chụp dưới mọi hình thức đều không được coi là con dấu gốc, chữ ký gốc.

- Giấy tờ, tài liệu có nội dung vi phạm quyền và lợi ích của Nhà nước Việt Nam, không phù hợp với chính sách, pháp luật của Nhà nước Việt Nam hoặc các trường hợp khác có thể gây bất lợi cho Nhà nước Việt Nam.

* Các giấy tờ, tài liệu không thu lệ phí chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự:

- Giấy tờ, tài liệu phục vụ trực tiếp cho các hoạt động của các cơ quan của Đảng, Quốc hội, Chính phủ và các Bộ, cơ quan ngang Bộ.

- Giấy tờ, tài liệu được miễn thu phí chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam ký kết, tham gia hoặc thoả thuận có quy định khác thì được thực hiện theo quy định đó.

- Giấy tờ, tài liệu được miễn thu lệ phí hợp pháp hoá, chứng nhận lãnh sự của các tổ chức, cá nhân nước ngoài trên cơ sở quan hệ ngoại giao “có đi có lại” và các trường hợp đối ngoại khác theo quyết định cụ thể của Bộ Ngoại giao.

* Yêu cầu cụ thể đối với các giấy tờ, tài liệu đề nghị chứng nhận lãnh sự:

- Là giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để được công nhận và sử dụng ở nước ngoài.

- Giấy tờ, tài liệu có thể đề nghị được chứng nhận lãnh sự là giấy tờ, tài liệu được lập, công chứng, chứng thực, chứng nhận bởi:

+ Các cơ quan thuộc Quốc hội, Chủ tịch nước, Chính phủ, Toà án, Viện Kiểm sát, các cơ quan hành chính nhà nước Trung ương và địa phương.

+ Cơ quan Trung ương của Đảng Cộng sản Việt Nam, Ủy ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam, Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam, Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh, Hội Nông dân Việt Nam, Hội Cựu chiến binh Việt Nam, Liên hiệp các tổ chức Hữu nghị Việt Nam, Liên hiệp các Hội Văn học nghệ thuật Việt Nam, Liên hiệp các Hội Khoa học và Kỹ thuật Việt Nam, Liên minh Hợp tác xã Việt Nam, Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam.

+ Các tổ chức hành nghề công chứng của Việt Nam.

+ Giấy tờ, tài liệu do cơ quan, tổ chức khác cấp, chứng nhận theo quy định của pháp luật bao gồm:

 a. Văn bằng, chứng chỉ giáo dục, đào tạo.

 b. Chứng nhận y tế.

 c. Phiếu lý lịch tư pháp.

 d. Giấy tờ, tài liệu khác có thể được chứng nhận lãnh sự theo quy định của pháp luật.

- Mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh của các cơ quan và người có thẩm quyền nêu trên phải được giới thiệu trước cho Bộ Ngoại giao.

* Yêu cầu cụ thể đối với giấy tờ, tài liệu đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự:

- Là giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để được công nhận và sử dụng ở Việt Nam.

- Được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài cấp, chứng nhận.

- Mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh của các cơ quan và người có thẩm quyền của nước ngoài phải được giới thiệu trước cho Bộ Ngoại giao.

11. Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính

- Nghị định số 111/2011/NĐ-CP ngày 05/12/2011 của Chính phủ về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự;

- Thông tư số 01/2012/TT-BNG ngày 20/3/2012 của Bộ Ngoại giao hướng dẫn thực hiện một số quy định của Nghị định số 111/2011/NĐ-CP;

- Thông tư số 36/2004/TT-BTC ngày 26/4/2004 của Bộ Tài chính quy định chế độ thu, nộp và quản lý sử dụng lệ phí hợp pháp hoá, chứng nhận lãnh sự;

- Thông tư số 98/2011/TT-BTC ngày 05/7/2011 sửa đổi, bổ sung Thông tư số 36/2004/TT-BTC ngày 26/4/2004 của Bộ Tài chính quy định chế độ thu, nộp và quản lý sử dụng lệ phí hợp pháp hoá, chứng nhận lãnh sự;

- Quyết định số 89/QĐ-BNG ngày 31/03/2014 của Bộ Ngoại giao ủy quyền cho Sở Ngoại vụ thành phố Hải Phòng tiếp nhận hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự./.